Antes de começarmos, é importante esclarecer um ponto: nem sempre o controle das contas a pagar é responsabilidade do ASB ou do TSB. Em clínicas maiores, essa função costuma ser realizada pela secretária ou por um setor financeiro. No entanto, em consultórios menores, onde a equipe é reduzida e geralmente conta apenas com um cirurgião-dentista e um ASB ou TSB, esse profissional pode auxiliar nessa organização.
As contas a pagar fazem parte da gestão financeira do consultório e correspondem a todas as despesas que precisam ser quitadas dentro do prazo. Entre elas estão: água, energia elétrica, internet, aluguel, condomínio, fornecedores, compra de materiais, reposição de estoque, folha de pagamento, impostos, entre outras.
Manter esse controle organizado é essencial para evitar atrasos, multas, juros e até mesmo a falta de materiais importantes para o atendimento. Além disso, uma boa gestão financeira contribui para a saúde do consultório e facilita o planejamento dos gastos.
Esse controle pode ser realizado de diferentes formas: em fichas organizadas em pastas, por meio de planilhas digitais ou utilizando softwares de gestão. Não existe um único método ideal; o mais importante é que a ferramenta escolhida seja prática para a rotina da equipe e que as informações estejam sempre atualizadas.
Dicas para organizar as contas a pagar
- Tenha conhecimento de todas as despesas do consultório e das respectivas datas de vencimento.
- Organize os pagamentos por semana ou por período, facilitando o acompanhamento e evitando esquecimentos.
- Caso os pagamentos dependam da autorização do cirurgião-dentista, apresente os vencimentos com antecedência. Se essa responsabilidade for sua, programe-se para realizá-los dentro do prazo.
- Sempre registre quando uma conta for paga, informando a data, a forma de pagamento e, quando possível, anexando ou arquivando o comprovante.
- Mantenha o controle atualizado no sistema utilizado pelo consultório (livro-caixa, planilha ou software), indicando o status de cada conta, como “a vencer”, “paga” ou “vencida”.
- Classifique as despesas por categorias, como despesas fixas, variáveis, compras de estoque, manutenção e intercorrências. Essa separação facilita a análise financeira e ajuda na tomada de decisões.
- Revise periodicamente os lançamentos para garantir que nenhuma despesa tenha sido esquecida ou registrada em duplicidade.
- Sempre que possível, programe pagamentos recorrentes e mantenha uma reserva financeira para despesas inesperadas, reduzindo o risco de comprometer o funcionamento do consultório.
Uma gestão eficiente das contas a pagar vai além de simplesmente quitar boletos. Ela permite maior controle sobre os gastos, contribui para a organização financeira do consultório e oferece informações importantes para que o cirurgião-dentista possa planejar investimentos, reduzir custos e manter a sustentabilidade do negócio.
